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E-Mails schneller bearbeiten – Vom Posteingang zum smarten Workflow
E-Mails sind nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel in Unternehmen – und gleichzeitig eine der größten Produktivitätsfallen. Laut Studien verbringen Angestellte durchschnittlich 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. KI kann diesen Prozess auf mehreren Ebenen optimieren:
a) Automatische Priorisierung & Sortierung
- Kontextbasierte Bewertung: KI erkennt anhand von Absender, Betreff und Inhalt, wie wichtig eine E-Mail ist.
- Farb- oder Label-Codierung: Nachrichten werden automatisch gekennzeichnet – z. B. „Dringend“, „Info“, „Team intern“.
- Trennung von Wichtigem & Unwichtigem: Newsletter, Werbung oder Serienmails wandern in einen separaten Bereich.
b) Intelligente Antwortunterstützung
- Smart Reply & Smart Compose: Systeme wie Gmail, Outlook oder Superhuman schlagen komplette Antwortsätze vor, die sich mit einem Klick einfügen lassen.
- Adaptive Textbausteine: KI lernt, wie man schreibt, und passt die Sprache automatisch an. Antworten wirken dadurch persönlich statt generisch.
- Tonlagenanpassung: Je nach Kontext (Kunde, Vorgesetzter, Teamkollege) passt die KI Formalität und Ausdruck an.
c) Zusammenfassungen & Sprachunterstützung
- Langtexte komprimieren: Längere E-Mails werden automatisch auf Kerninformationen reduziert.
- Sprach-zu-Text & Vorlesen: Wer viel unterwegs ist, kann sich Mails vorlesen lassen oder schnelle Sprachantworten diktieren.
- Mehrsprachigkeit: KI übersetzt eingehende E-Mails in Echtzeit und schlägt passende Antworten in der gewünschten Sprache vor.
d) Automatisierte Ablage & Weiterleitung
- Dokumentenmanagement: Anhänge wie Rechnungen oder Verträge werden automatisch extrahiert, benannt und in die richtigen Systeme verschoben.
- Regelbasierte Weiterleitung: Wichtige Mails können nach definierten Kriterien direkt an die zuständige Person oder Abteilung weitergeleitet werden.
- Verknüpfung mit Projektmanagement-Tools: Inhalte aus Mails lassen sich automatisch in Tickets (z. B. Jira, Trello, Asana) umwandeln.
Konkreter Nutzen: Unternehmen berichten von einer Zeitersparnis von bis zu 30–40 % bei der Bearbeitung von E-Mails. Das sind mehrere Stunden pro Woche, die für wertschöpfende Tätigkeiten frei werden.
KI-Programme für E-Mails schneller bearbeiten
- Gmail Smart Reply & Smart Compose
Bereits integriert in Gmail. Bietet Antwortvorschläge und automatische Textvervollständigung. - Microsoft Outlook Copilot (Microsoft 365)
Erstellt Zusammenfassungen langer Mail-Verläufe, schlägt Antwortentwürfe vor und kann Inhalte direkt in Kalender oder To-Do-Listen überführen. - Superhuman
Premium-Mail-Client mit KI-Funktionen wie Priorisierung, Reminder, automatische Sortierung und schnelle Antwortvorschläge. - SaneBox
Sortiert Mails nach Wichtigkeit, filtert Newsletter und erstellt automatisch thematische Ordner. - Clean Email
Automatisiert Ablage, Filterung und Löschung unnötiger Nachrichten.