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Augenpartie einer Frau mit freundlichem Blick in die Kamera
Life Science Recruitment

Häufige Fragen

Hier beantworten wir die Fragen, die uns Kunden und Kandidaten am häufigsten stellen: zu Kosten, Ablauf, Vertragsformen und dazu, was wir tun und was nicht.

Allgemein zur Zusammenarbeit

Was kostet eine Besetzung?

Die Kosten richten sich nach dem Vertragsmodell. Bei Executive Search, Direct Search und Personalvermittlung berechnet Constares ein Honorar in Prozent des Bruttojahreszielgehalts der besetzten Position. Bei Arbeitnehmerüberlassung zahlen Sie einen festen Verrechnungssatz (wählbar sind Stundensatz/Tagessatz/Monatssatz), bei RPO bieten wir unterschiedliche Abrechnungsformen, z. B. Auftragspauschale, monatliche Pauschale oder Stundensatz. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach dem Erstgespräch.

Wann wird die Rechnung fällig, bei Vertragsunterschrift oder bei Arbeitsantritt?

Bei Personalvermittlung wird das Honorar von Constares mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags fällig. Bei Executive Search und Direct Search wird das Honorar als Retainer in drei gleichen Raten berechnet: je ein Drittel bei Beauftragung, bei Kandidatenpräsentation und bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Bei der Arbeitnehmerüberlassung wird einmal monatlich jeweils nach Ablauf eines Monats die Rechnung gestellt.

Wie lange dauert eine Besetzung im Durchschnitt?

Die Dauer einer Besetzung hängt stark von Position, Region und Branche ab. Grundsätzlich vergehen bei Constares in der Regel 2–4 Wochen bis zur ersten Kandidatenpräsentation. Danach hängt vieles am Zeitplan des Kundenunternehmens, den wir nur bedingt beeinflussen können. Wichtig ist, die Kündigungsfrist der eingestellten Person mitzubedenken, die bei Fach- und Führungskräften in Deutschland häufig drei Monate oder mehr betragen kann.

Arbeiten Sie exklusiv oder parallel zu anderen Beratungen?

Constares arbeitet exklusiv auf Suchmandaten. Der Life-Science-Markt ist klein; sprechen mehrere Beratungen dieselben Personen an, leidet der Ruf des suchenden Unternehmens bei den Kandidatinnen und Kandidaten. Der vermeintliche Mehrwert durch die parallele Beauftragung mehrerer Beratungen ist nur bei einer Personalvermittlung gegeben, bei der ausschließlich auf Personen aus der eigenen Datenbank zurückgegriffen wird. Das ist nicht unser Ansatz. Suche heißt bei uns immer auch eine aktive Suche neben der Ansprache der bereits bekannten Kontakte.

Wie viele Kandidaten stellen Sie vor?

Constares stellt je Position in der Regel 3–5 geprüfte Kandidatinnen und Kandidaten vor. Jedes Profil wurde vorab im Interview intensiv geprüft, und zwar auf fachliche Eignung, Wechselmotivation und Gehaltsrahmen. Zugleich haben wir die Person ausführlich über die Funktion, das Kundenunternehmen und die Karrierechancen informiert, um sie für die Position zu gewinnen.

Was passiert, wenn keiner der Vorgeschlagenen passt?

Eine Personalsuche mit einer Personalberatung ist kein Automatismus, sondern ein Prozess. Gerade bei der ersten Zusammenarbeit müssen sich beide Seiten annähern und das Verständnis erst aufbauen. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass eine Suchstrategie angepasst werden muss. Constares bespricht dann mit Ihnen, woran es lag: am Anforderungsprofil, am Gehalt, am Standort oder an der Unternehmenskultur. Mit diesen Erkenntnissen setzt Constares die Suche gezielt fort.

Suchen Sie auch außerhalb Deutschlands?

Ja. Über das internationale Netzwerk Talentor besetzt Constares mit seinen Partnerberatungen Positionen in über 50 Ländern. Ihre Ansprechperson bleibt dabei Constares in München, die Suche vor Ort übernimmt die Partnerberatung im jeweiligen Land unter unserer Aufsicht und mit unserer Unterstützung.

Übernehmen Sie auch Spezialistenpositionen oder nur Führungsebene?

Constares besetzt Fach- und Führungspositionen in Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und Diagnostik, von der spezialisierten Fachkraft bis zur Geschäftsführung.

Wie läuft der Prozess ab, von der Anfrage bis zur Besetzung?

Eine Besetzung mit Constares läuft in sechs Schritten ab:

  1. Ausführliches Briefing zu Position, Team und Rahmenbedingungen
  2. Gemeinsam abgestimmtes Anforderungsprofil
  3. Marktrecherche und Direktansprache passender Personen
  4. Interviews und Vorauswahl
  5. Kandidatenpräsentation, Begleitung der Gespräche und der Vertragsverhandlung
  6. Begleitung beider Seiten durch die Probezeit

Wirbt Constares auch Mitarbeiter von Kunden ab?

Nein, nie! Ein solcher Vorgang widerspricht völlig einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit, die wir mit unseren Kundenunternehmen führen. Beschäftigte von Kundenunternehmen spricht Constares nie aktiv an.

Wirbt Constares platzierte Personen später wieder ab?

Selbstverständlich nein. Ethisches Handeln ist die Basis unserer langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Kundenunternehmen, die zum Teil fast 30 Jahre besteht und bis in die Zeit vor der Gründung von Constares 2011 zurückreicht. Personen, die Constares bei einem Kundenunternehmen platziert hat, spricht Constares nie für eine andere Position an.

Abgeworbene Kandidaten sind doch wie Söldner. Sobald der nächste anruft, sind sie wieder weg. Warum soll ich dann mit einem Headhunter arbeiten?

Wer nur wegen eines höheren Gehalts wechselt, wechselt auch beim nächsten Angebot wieder. Deshalb prüft Constares im Auswahlprozess vor allem die Wechselmotivation: Aufgabe, Entwicklung, Führung und Arbeitsumfeld müssen zur Person passen, nicht nur das Gehalt. Hinzu kommt, dass die besten Fachkräfte selten aktiv suchen. Ohne Direktansprache erreichen Sie sie gar nicht.

Was ist die häufigste Ursache, wenn eine Position nicht besetzt werden kann?

Meist liegt es an einem von drei Punkten:

  • Das Anforderungsprofil vereint mehr Wunschkriterien, als der Markt in einer Person bietet.
  • Das Gehalt liegt unter dem Marktniveau.
  • Der Auswahlprozess dauert so lange, dass gute Kandidatinnen und Kandidaten vorher abspringen.

Alle drei lassen sich vor Beginn der Suche klären.

Personalvermittlung

In welcher Situation ist Personalvermittlung die richtige Wahl?

Personalvermittlung eignet sich für sehr breite, nicht branchenspezifische Profile, bei denen der Markt genügend passende Personen bietet, sodass Constares rein erfolgsbasiert arbeiten kann. Sie zahlen nur, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Auch hier sucht Constares aktiv im Markt, zusätzlich zu den bereits bekannten Kontakten. Für C-Level-Positionen ist Executive Search die bessere Wahl, für Führungskräfte unterhalb des C-Levels, Spezialisten oder enge Märkte Direct Search.

Was kostet die Vermittlung, welcher Prozentsatz vom Jahresgehalt?

Das Honorar für eine Personalvermittlung berechnet Constares als Prozentsatz des Bruttojahreszielgehalts der vermittelten Person, also Fixgehalt plus variable Bestandteile. Die Höhe hängt von Position und Suchaufwand ab und wird im Angebot festgelegt, das Sie nach dem Briefing erhalten. Fällig wird das Honorar mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Zahlen wir auch, wenn wir den Kandidaten schon kannten?

Nein, wenn die Person Ihrem Unternehmen nachweislich schon bekannt war, zum Beispiel aus einer laufenden Bewerbung oder einem früheren Kontakt.

Wie lange gilt die Vermittlungsprovision nach dem Erstkontakt?

Stellt Ihr Unternehmen eine von Constares vorgestellte Person innerhalb von 12 Monaten nach der Vorstellung ein, ist das Vermittlungshonorar fällig. Das gilt auch für eine andere Position als die ursprünglich gesuchte.

Arbeitnehmerüberlassung

In welcher Situation ist Arbeitnehmerüberlassung die richtige Wahl?

Arbeitnehmerüberlassung lohnt sich vor allem, wenn ein Bedarf besteht, aber noch keine Headcount-Freigabe vorliegt. Constares sucht dann die passende Fachkraft, stellt sie selbst ein und überlässt sie Ihrem Unternehmen. Sobald der Headcount genehmigt ist, übernehmen Sie die Person in der Regel fest. Ebenso eignet sich das Modell für klar abgegrenzte Projekte oder als Elternzeitvertretung. Auch ohne eigene Gesellschaft in Deutschland, über die eine Festanstellung überhaupt erst möglich wäre, können Sie so Personal beschäftigen (Employer of Record). Die Überlassung dauert mindestens sechs Monate, meist die volle Höchstdauer von 18 Monaten.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitnehmerüberlassung und Zeitarbeit?

Rechtlich ist es dasselbe: Beide beruhen auf dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Der Unterschied liegt im Ansatz. Klassische Zeitarbeit stellt kurzfristig Personal aus einem bestehenden Pool. Constares nutzt die Arbeitnehmerüberlassung strategisch: Für eine konkrete Position wird die passende Fachkraft gezielt im Markt gesucht, bei Constares angestellt und Ihrem Unternehmen überlassen, meist mit dem Ziel der späteren Übernahme.

Wie lange darf ein Mitarbeiter überlassen werden?

Nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz darf dieselbe Person höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate an dasselbe Unternehmen überlassen werden. Constares vereinbart eine Mindestdauer von sechs Monaten, in der Regel läuft die Überlassung über die vollen 18 Monate. Danach kann Ihr Unternehmen die Person fest übernehmen.

Was bedeutet Equal Pay und ab wann greift es?

Equal Pay bedeutet, dass überlassene Beschäftigte dasselbe Arbeitsentgelt erhalten wie vergleichbare Stammbeschäftigte im Einsatzunternehmen. Nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gilt das gesetzliche Equal Pay ab dem ersten Tag. Wird ein Tarifvertrag der Zeitarbeit angewendet, darf das tarifliche Equal Pay angewendet werden, das dann Branchenzuschläge vorsieht. Bei den Fach- und Führungskräften, die Constares überlässt, liegt das Gehalt in der Praxis ohnehin auf dem Niveau des Einsatzunternehmens und damit deutlich über den tariflichen Equal-Pay-Gehältern.

Müssen überlassene Mitarbeiter nach Tarif bezahlt werden?

Constares wendet für überlassene Beschäftigte den Tarifvertrag Zeitarbeit zwischen GVP und DGB an. Er legt Mindestentgelte und die tariflichen Rahmenbedingungen fest. Die Fach- und Führungskräfte, die Constares überlässt, verdienen in der Praxis deutlich über diesen Mindestwerten. Ihr Gehalt orientiert sich am Niveau vergleichbarer Positionen im Einsatzunternehmen.

Können wir einen überlassenen Mitarbeiter später übernehmen?

Ja, das ist bei Constares sogar der Regelfall. Die Übernahme ist jederzeit möglich. Die Vergütung dafür sinkt mit der bisherigen Überlassungsdauer, nach 12 Monaten ist die Übernahme kostenfrei. So verbinden Sie die Flexibilität der Überlassung mit einer langfristigen Besetzung.

Was kostet die Überlassung im Vergleich zur Festanstellung?

Bei der Überlassung zahlen Sie einen festen Verrechnungssatz, wahlweise als Stunden-, Tages- oder Monatssatz. Darin sind Gehalt, Lohnnebenkosten, Recruiting und die gesamte Personalverwaltung durch Constares enthalten. Der Satz liegt daher über den reinen Gehaltskosten einer Festanstellung. Dafür entfallen das Vermittlungshonorar, der eigene Verwaltungsaufwand und die arbeitsrechtliche Bindung. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach dem Briefing.

Wer ist arbeitsrechtlich der Arbeitgeber?

Arbeitsrechtlich ist Constares der Arbeitgeber. Constares schließt den Arbeitsvertrag, zahlt das Gehalt und führt die Sozialversicherungsbeiträge ab. Ihr Unternehmen ist Entleiher. Es gibt die fachlichen Weisungen im Arbeitsalltag und ist für den Arbeitsschutz am Einsatzort verantwortlich.

Haben Sie eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung?

Ja. Constares besitzt eine unbefristete Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung nach § 1 AÜG. Sie wurde von der Bundesagentur für Arbeit, Regionaldirektion Nürnberg, erteilt.

Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung (PDF)

RPO und Recruiter on Demand

In welcher Situation ist RPO die richtige Wahl?

RPO lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen über einen Zeitraum mehrere Positionen besetzen muss und die eigene Recruiting-Kapazität dafür nicht reicht. Das kommt etwa beim Aufbau eines neuen Standorts vor, in Wachstumsphasen oder wenn im eigenen Recruiting eine Stelle vakant ist. Constares übernimmt dann den Recruiting-Prozess ganz oder teilweise. Abgerechnet wird grundsätzlich nach Stunden- oder Monatssatz statt mit einem Honorar pro Besetzung. Die Dauer ist völlig flexibel.

Was ist Recruitment Process Outsourcing?

Beim Recruitment Process Outsourcing (RPO) übernimmt ein externer Dienstleister den Recruiting-Prozess eines Unternehmens ganz oder in Teilen. Bei Constares kann das die Ausschreibung, die aktive Suche, die Vorauswahl und die Abstimmung von Interviews umfassen. Eine Variante ist Recruiter on Demand: Eine Recruiting-Fachkraft von Constares arbeitet flexibel als Teil Ihres Teams. Abgerechnet wird grundsätzlich nach Stunden- oder Monatssatz, nicht pro Besetzung.

Wann lohnt sich RPO gegenüber einzelnen Besetzungen?

RPO lohnt sich, sobald mehrere Positionen über einen längeren Zeitraum zu besetzen sind. Bei einzelnen Besetzungen zahlen Sie für jede Position ein eigenes Honorar. Bei RPO zahlen Sie grundsätzlich einen Stunden- oder Monatssatz, weitgehend unabhängig von der Zahl der Besetzungen. Je mehr Positionen in den Zeitraum fallen, desto günstiger wird die einzelne Besetzung. Hinzu kommt, dass Ihr Unternehmen einen durchgehenden Prozess und eine feste Ansprechperson erhält.

Arbeitet der Recruiter bei uns vor Ort oder remote?

Die Recruiting-Fachkraft von Constares arbeitet so, wie es zu Ihrem Prozess passt: vor Ort, remote oder in einer Mischung aus beidem. Entscheidend ist, dass sie in Ihre Abläufe und Systeme eingebunden ist.

Wie wird RPO abgerechnet?

RPO und Recruiter on Demand rechnet Constares grundsätzlich nach Stunden- oder Monatssatz ab. Je nach Ausgangssituation kann zusätzlich eine erfolgsbasierte Komponente pro Besetzung vereinbart werden. Den Umfang, also Stunden pro Woche und Laufzeit, legen Sie gemeinsam mit Constares fest. Er lässt sich an Ihren Bedarf anpassen, die Dauer ist völlig flexibel. Constares erstellt Ihnen dafür nach dem Briefing ein individuelles Angebot.

Ab welchem Volumen ergibt das Sinn?

Ab welchem Volumen RPO sinnvoll ist, hängt weniger von einer festen Zahl ab als von der Situation. Sobald über einige Monate mehrere Positionen parallel oder kurz hintereinander zu besetzen sind, ist RPO meist wirtschaftlicher als einzelne Besetzungen. Hinzu kommt der Nutzen eines durchgehenden Prozesses. Constares rechnet das im Briefing gemeinsam mit Ihnen durch.

Employer of Record

In welcher Situation ist Employer of Record die richtige Wahl?

Employer of Record (EOR) lohnt sich, wenn Ihr Unternehmen Personal in Deutschland beschäftigen möchte, aber hier noch keine eigene Gesellschaft hat. Das ist typisch beim Markteintritt, für erste Beschäftigte vor einer Gründung oder für einzelne Fachkräfte in einem neuen Markt. Constares stellt die Person dann formal an, Ihr Unternehmen steuert die Arbeit. Auf Wunsch übernimmt Constares auch das Recruiting, also den kompletten Weg vom Finden bis zur Anstellung in Deutschland.

Was ist Employer of Record?

Ein Employer of Record (EOR) ist der rechtliche Arbeitgeber einer Person, die faktisch für ein anderes Unternehmen arbeitet. Bei Constares läuft EOR rechtlich als Arbeitnehmerüberlassung nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), der in Deutschland einzigen legalen Möglichkeit, einen EOR umzusetzen. Constares schließt den Arbeitsvertrag, zahlt das Gehalt und übernimmt Sozialversicherung und Personalverwaltung. Ihr Unternehmen ist Entleiher und steuert die Arbeit fachlich. Die Beschäftigung über EOR ist auf höchstens 18 Monate begrenzt.

Können wir jemanden in Deutschland beschäftigen, ohne eine Gesellschaft zu gründen?

Ja, über Employer of Record. Constares stellt die Person in Deutschland an und überlässt sie Ihrem Unternehmen, eine eigene Gesellschaft brauchen Sie dafür nicht. Für Sie ist das denkbar einfach: Sie erhalten eine Rechnung pro Monat, um alles andere kümmert sich Constares, von Arbeitsvertrag und Gehaltsabrechnung bis zu Sozialversicherung und Personalverwaltung. Rechtlich ist das eine Arbeitnehmerüberlassung und deshalb auf höchstens 18 Monate begrenzt. Diese Zeit können Sie nutzen, um eine eigene Gesellschaft aufzubauen und die Person danach selbst anzustellen.

Wie lange dauert es, bis jemand über EOR starten kann?

Steht die Person bereits fest, kann sie über Constares in der Regel innerhalb eines Tages starten. Den Rahmen setzt meist ihre Kündigungsfrist beim bisherigen Unternehmen. Übernimmt Constares auch die Suche, kommt die Dauer des Recruitings hinzu. Die ersten Kandidatinnen und Kandidaten stellt Constares meist nach 2–4 Wochen vor.

Was kostet EOR?

Für EOR zahlen Sie bei Constares einen festen Monatssatz. Er deckt die Kosten der Anstellung ab, also Gehalt, Lohnnebenkosten und Personalverwaltung, einschließlich der Zeiten von Urlaub und Krankheit. Übernimmt Constares auch die Suche, ist das Recruiting ebenfalls enthalten. Sie erhalten eine Rechnung pro Monat, weitere Kosten fallen nicht an. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach dem Briefing.

Wie aufwendig ist EOR für uns als Kunde?

Für Ihr Unternehmen ist der Aufwand minimal. Sie schließen mit Constares einen Überlassungsvertrag, steuern die Arbeit der Person fachlich und erhalten eine Rechnung pro Monat. Die Person arbeitet selbstverständlich ausschließlich für Ihr Unternehmen. Constares übernimmt Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung und die gesamte Personalverwaltung. Auf Wunsch kommt das Recruiting hinzu. Eine eigene Gesellschaft, eine Lohnbuchhaltung oder Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts brauchen Sie dafür nicht.

Interim Management und Freelancer

In welcher Situation sind Interim Management oder Freelancer die richtige Wahl?

Interim Management lohnt sich, wenn eine Führungsposition kurzfristig überbrückt werden muss, etwa bei einem plötzlichen Ausfall, bis eine Nachfolge gefunden ist, oder wenn ein Projekt, eine Restrukturierung oder ein Aufbau erfahrene Führung auf Zeit braucht. Freelancer eignen sich, wenn für eine begrenzte Zeit spezielles Fachwissen gefragt ist, ohne dass eine Stelle geschaffen werden soll. Constares bietet zwei Wege: Sie zahlen ein Honorar für die Suche und schließen den Vertrag direkt, oder Constares übernimmt die komplette Abwicklung und rechnet nach Tages- oder Stundensatz ab.

Wann ist Interim Management sinnvoller als eine Festanstellung?

Interim Management ist sinnvoller, wenn der Bedarf zeitlich begrenzt ist oder sofort gedeckt werden muss. Interim-Führungskräfte sind meist innerhalb kurzer Zeit verfügbar, bringen Erfahrung aus vergleichbaren Situationen mit und arbeiten vom ersten Tag an ergebnisorientiert. Sie eignen sich besonders, um eine Vakanz zu überbrücken, eine Restrukturierung zu begleiten oder einen Bereich aufzubauen, bevor eine dauerhafte Besetzung folgt. Ist die Aufgabe auf Dauer angelegt, bleibt die Festanstellung die bessere Lösung.

Wie schnell können Sie einen Interim Manager stellen?

Constares kann geeignete Interim-Führungskräfte in der Regel innerhalb weniger Tage vorstellen. Wie schnell die Person tatsächlich startet, hängt von ihrer Verfügbarkeit und von Ihrem Entscheidungsprozess ab.

Wie ist das mit der Scheinselbstständigkeit bei Freelancern?

Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine formal selbstständige Person tatsächlich wie eine Angestellte arbeitet, also weisungsgebunden und fest in die Abläufe des Unternehmens eingebunden ist. Das Risiko trägt vor allem das beauftragende Unternehmen, bis hin zur Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Aus diesem Grund führt Constares intern eine Prüfung durch, um eine Scheinselbstständigkeit, aber auch eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung auszuschließen. Ist das Risiko zu hoch, bietet die Arbeitnehmerüberlassung eine rechtssicherere Alternative.

Für Kandidaten

Was passiert mit meiner Initiativbewerbung?

Ihre Initiativbewerbung wird bei Constares gesichtet und mit Ihrer Einwilligung in der Datenbank gespeichert. Constares sucht im Auftrag von Unternehmen. Deshalb meldet sich Constares bei Ihnen, sobald eine Position zu Ihrem Profil passt. Das kann sofort sein oder erst nach einiger Zeit.

Warum meldet sich niemand auf meine Bewerbung?

Constares arbeitet im Auftrag von Unternehmen und sucht für konkrete Positionen. Passt Ihr Profil gerade zu keinem laufenden Auftrag, meldet sich Constares in der Regel erst, wenn sich eine passende Position ergibt. Das sagt nichts über die Qualität Ihres Profils aus, sondern nur darüber, welche Positionen gerade zu besetzen sind.

Welche Profile suchen Sie?

Constares sucht Fach- und Führungskräfte mit Berufserfahrung in Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik und Diagnostik. Gefragt sind vor allem General Management, Klinische Forschung, Regulatory Affairs, Quality Assurance, Drug Safety, Medical Affairs, Market Access, Marketing und Sales, Human Resources und Finance. Profile ohne Bezug zur Life-Science-Branche kann Constares nicht vermitteln. Auch Berufseinsteigende vermittelt Constares nicht, weil Kundenunternehmen Constares für diese Positionen nicht beauftragen.

Kostet mich die Vermittlung etwas?

Nein. Für Kandidatinnen und Kandidaten ist die Zusammenarbeit mit Constares immer kostenfrei. Das Honorar zahlt ausschließlich das Unternehmen, das Constares beauftragt hat.

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